Wanneer je met een buitendienst werkt, ben je vast ook bekend met het fenomeen ‘werkbonnen’. Hiermee worden het opnemen en afronden van taken geadministreerd. Omdat het om fysieke werkbonnen gaat, betekent het dat de registratie ook handwerk is. Dit kost relatief veel tijd en is eigenlijk niet erg efficiënt. Ook kan er het een en ander misgaan. De werkbon kan kwijtgeraakt worden, of een medewerker schiet niet op met het inleveren ervan. Dat levert vertraging in het administratief proces op. Deze methode is achterhaald, omdat er tegenwoordig werkbon apps zijn die gebruik maken van digitale werkbonnen. Een werkbon app heeft onder andere de volgende 5 voordelen:
1. Vaarwel tegen dubbele handelingen
Efficiëntie is koning, ook omdat het simpelweg een besparing oplevert. Bij een ouderwetse manier van boekhouden levert het voorbereiden, invullen en registreren van werkbonnen vaak dubbele handelingen op. De digitale werkbon in combinatie met de werkbon app werk efficiënter dan dit: de digitale werkbon wordt na het invullen ingezonden en automatisch geregistreerd. De werkbon app van OutSmart kan aan een ruime selectie van boekhoudsystemen gekoppeld worden om zo het administratieve proces zo eenvoudig mogelijk te maken.
2. Nooit meer op zoek of met het vergrootglas bestuderen
De ene medewerker is slordiger dan de andere, waar het op het omgaan met de werkbon aankomt en het invullen daarvan. Kwijtgeraakte werkbonnen, werkbonnen die onleesbaar ingevuld zijn in een lelijk handschrift, of werkbonnen die nat geworden en doorgelopen zijn vertragen het administratieve proces. Dit is verleden tijd wanneer je overstapt op digitale werkbonnen en een werkbon app.
3. Voeg foto’s van de werkzaamheden toe
Discussie met de klant is altijd vervelend, helemaal als je geen bewijsmateriaal hebt. Met werkbon app van OutSmart heb je de mogelijkheid om foto’s toe te voegen aan de werkbon. Jouw buitendienstmedewerker kan dus foto’s van voor en na de werkzaamheden bijvoegen, en van opvallende zaken die wellicht relevant kunnen zijn. Misverstanden en conflicten kunnen hiermee sneller opgelost worden.
4. Niet meer achter je geld aan met SumUp
Ook een digitale bon kan door de klant afgetekend worden. Daarvoor zet hij een krabbeltje op het scherm. Bij goedkeuring van het gedane werk kan er net zo goed meteen afgerekend worden, zodat de order dan meteen volledig afgehandeld is. De werkbon app van OutSmart kan gekoppeld worden aan de mobiele betaaldienst SumUp. Dit is ideaal, want niet alleen weet de klant dan nog precies waar hij voor betaalt, maar jij hoeft ook niet achter je geld aan. Daar hebben we immers allemaal een hekel aan.
5. Inzicht in waar je medewerker is
Plannen wordt makkelijker met behulp van een digitaal planbord. Wanneer de planning gemaakt is en de buitendienstmedewerkers op pad zijn, moet je er op vertrouwen dat ze de planning volgens schema uitvoeren. Wanneer de werkbonnen pas aan het eind van de dag ingeleverd worden, tast je hierover overdag in het duister, tenzij je er achteraan gaat bellen. Wanneer je medewerkers met digitale bonnen op pad zijn, worden deze bij aftekening meteen ingediend. Zo weet je precies wanneer een klus afgerond is, en of dit volgens schema is. Dat is een geruststellende gedachte en bied je ruim de mogelijkheid om eventuele problemen met de planning op tijd op te lossen.
Verder zitten er natuurlijk nog wel meer voordelen aan de digitale werkbon app. Het werken met zo’n systeem komt professioneler over op de klant. Ook wordt het mogelijk om op eenvoudige wijze gebruikte materialen te registreren. Daarnaast is het ook manier om uren te verantwoorden.